Al momento de decidir sobre el alquiler de un local para fiestas, se debe tener en cuenta una serie de factores. Lo más adecuado es hacer una minuciosa revisión de las opciones y comprobar cuál se adapta mejor al concepto para la celebración. Las empresas de organización de eventos ofrecen un completo asesoramiento para la planificación y ejecución de fiestas inolvidables.
Cuando se piensa en realizar una fiesta, sin duda, el principal interés es rendir un hermoso homenaje a un ser querido, bien sea por su cumpleaños, graduación, bienvenida o despedida, baby shower o matrimonio. La planificación siempre estará basada en cubrir todos los detalles para que sea un evento memorable, no solo para el homenajeado, sino también para cada uno de los invitados.
Entre la gran cantidad de aspectos a tener en cuenta al momento de organizar una celebración, uno de los esenciales, es el lugar en el cual se va a realizar la fiesta. La búsqueda entre la amplia oferta de alquiler de locales debe ser minuciosa, ya que será determinante para el éxito o fracaso del evento.
Para muchos, escoger el sitio ideal para una celebración especial puede resultar un verdadero quebradero de cabeza. Una recomendación para facilitar esta tarea, es contar con la asesoría de profesionales dedicados a ofrecer el servicio de organización, lo que incluye la orientación en cuanto al alquiler de locales para fiestas y eventos, siempre ajustándose a los deseos y pretensiones de los clientes.
Las empresas dedicadas a la organización de eventos, además de conseguir el lugar ideal, ofrecen opciones para una gran diversidad de aspectos: bebidas (barriles de cerveza, cócteles, barra libre, refrescos), packs de consumo por número de invitados, grupos de música, animadores, todo lo relacionado con la seguridad, equipamiento audiovisual, catering a medida y mucho más.
De igual manera, las empresas especializadas en organización de eventos se encargan de todo lo relacionado con la decoración para todo tipo de celebraciones: fiestas infantiles, matrimonios, graduaciones, despedida de solteros, cumpleaños y un largo etcétera.
Contar con el apoyo de un equipo especializado es lo más recomendable si debes escoger entre opciones de alquiler de locales para fiestas en Madrid, por ejemplo, donde hay una extensa variedad de alternativas que pueden generar una gran indecisión. Los expertos ofrecen la asesoría adecuada para elegir ese espacio que se ajuste al concepto que se desea, según el tipo de fiesta y, algo muy importante, según el presupuesto.
¿Cómo elegir el local ideal?
Hay varios aspectos que se deben tener en cuenta al momento de decidirse por alquilar un local para fiestas de cumpleaños u otro tipo de evento social. Entre los más importantes, hay que mencionar los siguientes.
Ubicación: uno de los aspectos esenciales para decidir si el local se ajusta a lo que se está planificando, es la ubicación. Se debe valorar el acceso en transporte privado o público, si el lugar es cercano para los invitados, si es funcional el estacionamiento, entre otros factores.
Capacidad: es sumamente importante que al momento de elegir el lugar, se tenga especial atención a que haya el equilibrio perfecto entre la cantidad de invitados y el aforo del espacio.
Si se trata de un local muy grande, esto ocasionará gastos innecesarios en decoración y ambientación, en áreas a las cuales no se les sacará ningún provecho. Asimismo, dará la impresión de que, al haber espacio vacío, la convocatoria no tuvo éxito.
Si por el contrario, el espacio es reducido con respecto a la cantidad de invitados, esto ocasionará que los asistentes no estén a gusto, por no tener libertad de movimiento.
En este sentido, es recomendable que el espacio se ajuste a la lista de invitados, incluso con la posibilidad de confirmaciones de último momento. Para esto es importante contar con el apoyo de los expertos, para que asesoren en cuanto a la elección del lugar.
Servicios que ofrecen: otro aspecto importante es conocer los servicios que ofrecen con el alquiler del local. Uno muy importante es el de catering, por lo que un factor que incidirá en la decisión, es si existe algún paquete con uno o varios proveedores de catering para escoger, o si hay libertad o flexibilidad para trabajar con un servicio propio.
También, es necesario conocer si se ofrece el servicio de azafatas/os, protocolo y ceremonial, fotógrafos y animación infantil, esto último en el caso de que se trate de un cumpleaños con niños, bautizos u otros por el estilo.
Bebidas: al momento de considerar opciones de locales hay que revisar si estos cuentan con el patrocinio de alguna marca de bebida, lo cual podría limitar la inclusión de algún tipo de bebida de preferencia.
Horarios: todo lo relacionado con el horario es otro factor que se debe revisar al momento de decidirse por el alquiler de locales para fiestas. Es importante saber qué horario disponen los salones a considerar, de tal manera que se pueda comprobar si se ajustan al tiempo de duración estimado del evento.
De igual manera, hay que saber si existe la posibilidad de que, si se presentara un excedente en torno al tiempo, se debe pagar un sobrecargo, y cuánto sería el importe.
Logística: hay varios aspectos logísticos importantes en la realización de un evento o celebración, que se deben acordar si corren por cuenta del salón o se deben gestionar aparte. Dos de estos aspectos logísticos, son la iluminación y el sonido, los cuales deben responder al tipo de celebración.
Otras consideraciones
Otra consideración que se debe tener en cuenta, es prestar la debida atención a las condiciones del contrato, recordando que una vez que se firme el mismo, se tiene la responsabilidad absoluta del espacio durante el tiempo que se haya establecido la duración del evento.
También es importante indagar sobre si la empresa con la que se firma el contrato de alquiler, cuenta y tiene al día todas las licencias y los permisos que se requieren para la realización de todo tipo de evento social.
Es esencial también, revisar si el local cuenta con espacios interiores y exteriores. Esto es importante en el caso de que se haya concebido que la fiesta sea en un espacio abierto, pero empiece a llover. Es fundamental que tenga la opción de un área interna, en la cual sea posible resguardarse y no se interrumpa la celebración.